Kesekretariatan

BAB I

PENDAHULUAN

A.    LATAR BELAKANG

Mahasiswa dibekali ilmu berupa teori – teori dalam mata kuliah, namun ada sebuah tujuan dibalik pemberian sejumlah materi tersebut. Salah satu tujuannya adalah peserta didik yang notabene mahasiswa mampu mengaplikasikan materi yang telah didapatkan yang berpacu pada kenyataan , dimulai dengan observasi ke sejumlah instansi tertentu .

Mahasiswa diharap mampu melihat sistem dan cara kerja di lapangan dan mencocokkannya dengan teori yang ada.Maka telah dilakukan oleh penulis observasi di 3 instansi. Instansi tersebut mewakili dari instansi pendidikan, perusahaan, dan dinas pemerintahan guna mengetahui tugas – tugas sekretaris dan memperhatikan performance sekretaris.

B.     RUMUSAN MASALAH

Dalam laporan observasi ini terdapat beberapa rumusan masalah :

1.      Apa yang dimaksud organisasi?

2.      Apa yang dimaksud tata usaha?

3.      Apa tugas tata usaha?

4.      Apa yang dimaksud sekretaris?

5.      Apa tugas sekretaris?

6.      Bagaimana tugas sekretaris menurut hasil observasi?

7.      Bagaimana penampilan sekretaris ketika penulis observasi?

8.      Bagaimana contoh surat dan arsip?

C.    TUJUAN

Penulisan hasil laporan observasi mempunyai beberapa tujuan antara lain:

1.      Sebagai tugas akhir mata kuliah kesekretariatan

2.      Untuk mengetahui tugas sekretaris dan performance  sekretaris saat dilapangan.

3.      Sebagai laporan pertanggungjawaban atas observasi yang dilakukan.

D.    MANFAAT

Adapun manfaat disusunnya laporan observasi sebagai berikut :

1.      Mengetahui yang dimaksud organisasi.

2.      Mengetahui yang dimaksud tata usaha.

3.      Mengetahui tugas tata usaha.

4.      Mengetahui yang dimaksud sekretaris.

5.      Mengetahui tugas sekretaris.

6.      Mengetahui tugas sekretaris menurut hasil observasi.

7.      Mengetahui penampilan sekretaris ketika penulis observasi.

8.      Mengetahui contoh surat dan arsip.

BAB II

ISI

A.    Pengertian Organisasi

Organisasi adalah sistem menghimpun orang  bersama – sama untuk berpihak dan bergerak sebagai suatu kebulatan. Dengan kata lain, organisasi merupakan sistem yang mengikat setiap anggota dan bagian organisasi untuk bergerak sebagai satu kesatuan untuk mencapai satu tujuan bersama – bersama.

B.     Pengertian Tata Usaha

Tata usaha yaitu :

1.      Segala kegiatan yang meliputi tulis menulis, mengetik korespondensi, kearsipan dan sebagainya.

2.      Bentuk kerjasama dari beberapa orang untuk mencapai tujuan bersama dalam masalah pekerjaan.

3.      Penyelenggaraan urusan tulis menulis (keuangan dsb) dalam perusahaan (Negara dsb); admistrasi.

4.      Segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, menyimpan hal – hal keterangan yang diperlukan dalam sertiap usaha kerjasama atau organisasi.

C.    Tugas dan kegiatan Tata Usaha

1.      Korespondensi dan laporan contoh dikte, stenografi, mengetik.

2.      Tata hubungan contoh surat telepon, telegraf.

3.      Pencatatan dan perhitungan contoh data untuk lporan, statistik, rekening.

4.      Kearsipan

Menurut intinya ada 6 kegiatan sebagai berikut :

Bertugas menghimpun, mencatat, mengolah menggandakan, menyebarkan atau mengirim, menyimpang keterangan – keterangan objektif yang diperlukan dalam usaha kerjasama.

1.      Menghipun

Yaitu kegiatan – kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana- mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan

2.      Mencatat

Yaitu kegiatan  membubuhkan dengan pelbagai pelayanan tulis keterangan – keterangan yang  diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat  dibaca, dikirim dan disimpan.

3.      Mengolah

Yaitu bermacam – macam kegiatan mengerjakan keterangan – keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.

4.      Mengganda

Yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbalgai cara dan alat sebanyak sejumlah yang diperlukan.

5.      Mengirim

Yaitu kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.

6.      Menyimpan

Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.

D.    Pengertian sekretaris

Bahasa Latin “secretum” ( rahasia)

Bahasa Medieval Latin “secretaries” atau “secretarium” (orang yang memegang rahasia)

Bahasa Latin “secretariatus” -> secretariat atau kantor sekretaris.

Sekretaris ( H.W. Fowler)

a.       Orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tertulis, mendapatkan informasi dan masalah – masalah rahasia.

b.      Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat – warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaan.

Tugas Sekretaris

a.       Tugas rutin ( membuat surat, menata arsip, mengurus dan mengendalikan surat, menerima dan melayani tamu, telepon, mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan, membuat laporan.

b.      Tugas melaksanakan instruksi (menyiapkan rapat, membuat notulen, menyiapkan perjalan dinas pimpinan)

c.       Tugas kreatif (membuat perencanaan kerja, pemantapan kepribadian, efisiensi kerja, mempelajari  buku kas kecil, cara kerja mesin kantor, pengembangan diri sekretaris, dll).

E.     Tugas Sekretaris dan Komentar tentang Sekretaris pada saat Observasi di 3 Intansi : Perusahan (Hotel BHI, Kelurahan Sekaran, dan SMP N 26 Purworejo)

v  Tugas Sekretaris Perusahaan secara garis besar sama dengan diatas

1.      Tugas rutin ( membuat surat, menata arsip, mengurus dan mengendalikan surat, menerima dan melayani tamu, telepon, mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan, membuat laporan.

2.      Tugas melaksanakan instruksi (menyiapkan rapat, membuat notulen, menyiapkan perjalan  pimpinan terkait dengan bisnis)

3.      Tugas kreatif (membuat perencanaan kerja, pemantapan kepribadian, efisiensi kerja, mempelajari  buku kas kecil, cara kerja mesin kantor, pengembangan diri sekretaris )

ü  Sikap sekretaris saat penulis berkunjung di BHI : saat itu penulis bertemu dengan marketing, dengan kesabarannya dia menghubungkan penulis dengan manager dan manager sendiri yang menemui penulis, sehingga penulis tidak dapat berkomentar tentang sekretaris.

v  Kepala Kelurahan Sekaran dibantu olah Sekretaris kKelurahan dan Kasi Pemerintahan ,yang mana sekretaris Lurah yang dijabat oleh Kusniati mempunyai tugas sebagai berikut:\

1.        Melaksanakan penyusunan program, pengumpulan data atau laporan evaluasi dan pemantauan terhadap kegiatan yang dilaksanakan oleh para seksi

2.        Melaksanakan urusan surat – menyurat, kearsipan rumah tangga, perlengkapan dan keuangan\

3.        Menyusun laporan serta memberikan pelayanan teknis dan administrative kepada seluruh aparat kelurahan

4.        Melaksanakan penerimaan, pembukuan, penyetoran kepada sistem informasi manajemen pelaporan sesuai dengan peraturan perundang – undangan yang berlaku.

5.        Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh lurah.

ü  Komentar penulis terhadap sekretaris : sekretaris di kelurahan benar -  benar ramah dan simpatik karena ketika penulis melakukan obsevasi dipersilakan duduk dan dijamu dengan senyum. Pakaiannyapun sopan karena tertutup rapat dan berjilbab.

v  Sedangkan Tugas Sekretaris Sekolah SMP N26 Purworejo, sebagai berikut :

1.      Melaksanakan kesekretariatan sekolah dan bertanggung jawab kepada Sekolah.

2.      Penyusun program kerja kesekretariatan sekolah.

3.      Pengurusan administrasi ketenagaan dan kesiswaan.

4.      Pembinaan dan pengembangan karir kesekretariatan sekolah.

5.      Penyusunan administrasi kelengkapan sekolah.

6.      Penyusun laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan kesekretariatan secara berkala.

7.      Penyusunan program data kepegawaian / ketenagaan.

8.      Pengisian buku induk pegawai.

9.      Pembuatan statistik pegawai.

10.  Membukukan mutasi kepegawaian (keluar/ masuk dan pensiun).

11.  Mengusulkan kenaikan pangkat, SPTKG dan PAK.

12.  Pengurus barang.

13.  Mengerjakan buku induk siswa kelas VII.

14.  Pembuatan statistik siswa.

ü  Komentar tentang Sekretaris Sekolahan : sekretaris SMP N 26 Purworejo ramah dan sopan karena selalu tersenyum dan walaupun tidak berjilbab tetapi roknya di bawah lutut dan pakaiannya tidak ketat.

F.     CONTOH SURAT  - SURAT DAN ARSIP

Terlampir

BAB III

PENUTUP

A.    SIMPULAN

Terdapat beberapa simpulan dalam laporan hasil observasi ini:

1.      Organisasi merupakan sistem yang mengikat setiap anggota dan bagian organisasi untuk bergerak sebagai satu kesatuan untuk mencapai satu tujuan bersama – bersama.

2.      Tata usaha adalah Segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, menyimpan hal – hal keterangan yang diperlukan dalam sertiap usaha kerjasama atau organisasi.

3.      Tugas dan kegiatan tata usaha adalah menghipun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan data dan ataupun arsip.

4.      Pengertian sekretaris adalah Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat – warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaan.

5.      Tugas – tugas sekretaris secara umum, terdiri dari :

a.       Tugas rutin ( membuat surat, menata arsip, mengurus dan mengendalikan surat, menerima dan melayani tamu, telepon, mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan, membuat laporan.

b.      Tugas melaksanakan instruksi (menyiapkan rapat, membuat notulen, menyiapkan perjalan dinas pimpinan)

c.       Tugas kreatif (membuat perencanaan kerja, pemantapan kepribadian, efisiensi kerja, mempelajari  buku kas kecil, cara kerja mesin kantor, pengembangan diri sekretaris dll).

B.     SARAN

1.      Sebaiknya mata kuliah kesekretariatan tidak hanya 2 sks agar mampu lebih dalam mempelajari kesekretariatan

2.      Sebaiknya bukan hanya observasi tetapi juga latihan kerja lapangan agar bila suatu saat kita tidak lagi “kaget” bila menjadi sekretaris.

DAFTAR PUSTAKA

Budiyati, L.M. 2008. Silabus, Handout, dan Media Perkuliahan. Semarang